1. Dispoziții generale și statutul entității
Vă respectăm confidențialitatea și avem grijă de securitatea datelor dumneavoastră financiare. Prezentul document stabilește regulile de prelucrare a datelor în cadrul platformei GermanTax.
Statutul Operatorului:
German Tax Sp z o. o. este o entitate profesionistă, care deține autorizațiile și certificatele corespunzătoare pentru prestarea serviciilor de consultanță. Aceasta înseamnă că datele dumneavoastră sunt protejate nu doar de reglementările privind protecția datelor cu caracter personal (RGPD), ci și de secretul profesional, ceea ce garantează cel mai înalt standard de confidențialitate.
Toate activitățile desfășurate în cadrul Platformei, inclusiv verificarea și transmiterea declarațiilor, sunt realizate cu diligența necesară impusă unei entități care se ocupă profesional de consultanță.
2. Operatorul datelor
Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este:
German Tax Sp z o. o.
NIP (Cod Fiscal): 8971881289
Adresa sediului: ul. POW 59/1, 98-200 Sieradz, Polonia
E-mail: contact@germantax.ro
3. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării
Prelucrăm datele dumneavoastră în scopuri strict definite:
3.1. Prestarea serviciilor de consultanță și gestionarea decontărilor
Scop: Executarea contractului de prestare a serviciilor de consultanță fiscală/juridică, pregătirea, verificarea și transmiterea declarațiilor fiscale către autoritățile competente din Polonia și Germania.
Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b RGPD (executarea contractului) și dispozițiile relevante care reglementează exercitarea profesiei de consultant.
3.2. Securitate și protecție împotriva abuzurilor (Cloudflare Turnstile)
- Protecția platformei împotriva atacurilor de tip bot, brute-force, scraping de date,
- asigurarea stabilității infrastructurii.
Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. f RGPD (interes legitim).
Detalii: În acest scop, utilizăm soluția Cloudflare Turnstile, care analizează parametrii tehnici ai conexiunii, înlocuind soluțiile deranjante de tip CAPTCHA.
3.3. Funcția de salvare automată (Autosave)
- Minimizarea riscului de pierdere a datelor introduse de dumneavoastră în cazul unei erori de browser sau a întreruperii conexiunii.
Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. f RGPD (interes legitim).
Important: Datele introduse în formulare sunt transmise și salvate în contul dumneavoastră de lucru în timp real, chiar înainte de a apăsa butonul "Trimite".
3.4. Obligații legale și arhivare
- Păstrarea documentației în scopuri contabile, fiscale și probatorii, în conformitate cu cerințele impuse consultanților fiscali și entităților contabile.
Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. c RGPD (obligație legală).
4. Detalii tehnice și confidențialitatea dumneavoastră
Am implementat soluții moderne pentru a vă proteja identitatea digitală:
4.1. Fonturi locale (fără transfer către Google)
Respectând confidențialitatea dumneavoastră, am renunțat la încărcarea fonturilor (tipurilor de caractere) de pe servere externe (Google Fonts). Toate fonturile din platformă sunt stocate și servite direct din infrastructura noastră (self-hosted). Datorită acestui fapt, adresa dumneavoastră IP nu este transmisă către Google pentru afișarea textelor pe pagină.
4.2. Conectare fără parolă (Magic Links)
Conectarea la platformă se realizează prin intermediul link-urilor de unică folosință trimise pe e-mail.
- Sistemul înregistrează metadatele fiecărei conectări: adresa IP, data și ora, tipul de browser (User-Agent).
- Token-urile de conectare au o perioadă scurtă de valabilitate și sunt de unică folosință.
5. Destinatarii datelor și transferul în afara SEE
Distribuim datele dumneavoastră către terți doar atunci când este tehnic necesar.
5.1. Furnizorii de infrastructură
- Cloudflare, Inc. (SUA) – furnizor de servicii de securitate (Turnstile) și rețea de livrare de conținut (CDN).
- Transferul datelor: Cloudflare este o entitate americană. Transferul datelor se realizează pe baza programului Data Privacy Framework (DPF), aprobat de Comisia Europeană.
- Furnizorii de găzduire a serverelor (localizați în SEE).
- Operatorii de plăți.
5.2. Autorități
Datele conținute în declarațiile finalizate pot fi transmise către autoritățile fiscale germane (Finanzamt) sau romane exclusiv la cererea expresă sau la ordinul Utilizatorului.
6. Perioada de stocare a datelor (retenția)
Aplicăm perioade diferențiate de stocare a datelor în funcție de statutul acestora:
- Datele din declarațiile finalizate: Stocate timp de 5 ani, calculați de la sfârșitul anului calendaristic în care a expirat termenul de plată a impozitului (conform cerințelor codului fiscal).
- Versiuni preliminare (Draft-uri / Autosave): Datele din formularele nevalidate (abandonate) sunt stocate timp de 90 de zile de la ultima activitate a Utilizatorului, iar apoi sunt șterse definitiv.
- Datele contului: Până la momentul solicitării ștergerii contului de către Utilizator (cu excepția datelor pe care trebuie să le păstrăm în scopuri probatorii sau fiscale).
7. Fișierele cookies și tehnologiile de urmărire
Platforma utilizează fișiere cookies necesare pentru funcționarea tehnică.
- Cookies necesare (Strictly Necessary): Includ fișiere de sesiune și fișiere de securitate furnizate de Cloudflare (de ex.
cf_clearance). Sunt esențiale pentru detectarea boților și asigurarea faptului că solicitările provin de la o persoană. Conform legislației privind telecomunicațiile, utilizarea acestora nu necesită un consimțământ separat. - Cookies analitice: Utilizate exclusiv dacă vă exprimați consimțământul voluntar în banner-ul de cookies.
8. Drepturile dumneavoastră
Conform RGPD, aveți următoarele drepturi:
- dreptul de acces la conținutul datelor dumneavoastră,
- dreptul la rectificarea datelor (corectare),
- dreptul la ștergerea datelor (dreptul de a fi uitat), în măsura în care acest lucru nu contravine obligației fiscale,
- dreptul la restricționarea prelucrării,
- dreptul la portabilitatea datelor,
- dreptul de opoziție – în special față de prelucrarea bazată pe interesul nostru legitim (de ex. în scopuri statistice),
- dreptul de a depune o plângere la Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Varșovia, Polonia).
9. Contact
În cazul întrebărilor referitoare la confidențialitate, verificarea identității la conectare sau dorința de a vă exercita drepturile, vă rugăm să ne contactați la adresa dedicată: contact@germantax.ro.